Animer une réunion : avant, pendant, après
Une réunion mal préparée coûte une heure à cinq personnes pour le prix d'un message. Ce qui suit tient en trois temps : avant, pendant, après.
22 éléments
Crée votre propre copie, modifiable. Sans compte.
Les éléments
- Décider si une réunion est vraiment nécessaireUn message asynchrone règle la moitié des réunions qu'on programme par réflexe.
- Écrire un objectif en une phrase avant d'envoyer l'invitation
- N'inviter que les personnes qui décident ou qui savent
- Envoyer l'ordre du jour à l'avance, pas au moment de commencer
- Prévoir une durée plus courte que le réflexe habituelUne heure par défaut se remplit toujours ; quarante-cinq minutes obligent à trier.
- Réserver une salle adaptée ou vérifier le lien de visio
- Préparer les documents à partager
- Support ou chiffres à montrer
- Lien accessible à tous avant la réunion
- Désigner quelqu'un pour prendre des notes, décidé avant de commencer
- Commencer à l'heure, même si tout le monde n'est pas arrivé
- Rappeler l'objectif en une phrase à l'ouverture
- Donner un temps approximatif à chaque point de l'ordre du jour
- Couper court à ce qui part en discussion à deuxReporter en aparté après la réunion plutôt que de faire attendre le reste du groupe.
- Faire reformuler les décisions par quelqu'un d'autre que soi
- Attribuer chaque action à un nom et une date, jamais à « on verra »
- Terminer avant l'heure prévue plutôt qu'après
- Envoyer le compte rendu dans la journéePassé quarante-huit heures, personne ne relit vraiment ce qui a été décidé.
- Lister actions, responsables et échéances dans le compte rendu
- Vérifier une semaine après que les actions ont avancé
- Se demander si cette réunion doit rester récurrente
- Annuler une réunion récurrente qui n'a plus d'objectif
Crée votre propre copie, modifiable. Sans compte.
Questions fréquentes
- Comment savoir si une réunion est vraiment nécessaire ?
- Si un message écrit suffit à décider ou à informer, la réunion ne sert à rien. Elle se justifie quand il faut trancher à plusieurs ou débloquer quelque chose.
- Faut-il toujours un compte rendu ?
- Dès qu'une décision ou une action en sort, oui, même trois lignes. Sans trace écrite, chacun repart avec sa propre version de ce qui a été décidé.